Persönliches CRM für Berater
Wer was gesagt hat
Ein Beratungsprojekt ist eine lange Reihe von Gesprächen. Interviews mit Stakeholdern, Lenkungskreise, ein kurzes Wort auf dem Flur nach einem Workshop. Daraus entsteht ein Bild: Wer will, dass das Projekt gelingt, wer macht sich Sorgen, was hat der CFO als eigentliche Einschränkung genannt?
Dieses Bild ist nur nützlich, wenn du ihm trauen kannst. „Jemand hat erwähnt, dass das Budget eingefroren ist" ist Flurfunk. „Der Leiter Operations hat im Interview am Dienstag gesagt, dass das Budget bis Q2 eingefroren ist" ist eine Information. In der Beratung ist die Quelle eines Fakts Teil des Fakts.
Warum es selten aufgeschrieben wird
Formale Interviews bekommen Notizen. Der meiste wertvolle Kontext stammt aber nicht aus formalen Interviews. Er entsteht im Taxi zum Flughafen, beim Mittagessen, in den zwei Minuten, bevor ein Call beginnt. Wenn du wieder am Laptop sitzt, stehen drei weitere Meetings an, und das Detail lebt nur noch in deinem Kopf – bis es verschwindet.
Über Projekte hinweg wird es schlimmer. Die Kontaktperson, die dir bei einem Kunden geholfen hat, wechselt zu einem anderen Unternehmen, und zwei Jahre später triffst du sie wieder, ohne Aufzeichnung dessen, was du wusstest.
Wie Rucksack hineinpasst
Nach einem Gespräch sprichst du eine halbe Minute in Rucksack – oder tippst. Sag, was du erfahren hast und von wem. Rucksack transkribiert, erkennt, welche Menschen und Organisationen du gemeint hast, und ordnet ihnen die Fakten zu.
Zwei Dinge machen es für diese Art von Arbeit passend:
- Jeder Fakt behält seine Quelle. Jeder führt zurück zur Aufnahme, aus der er stammt – du hörst genau, was du wann gesagt hast.
- Es rät nicht zwischen Menschen. Große Organisationen haben zwei Michaels im Controlling. Wenn ein Name mehrdeutig ist, fragt Rucksack nach, wen du gemeint hast, und merkt sich die Antwort.
Weil die Notizen dir gehören und nicht in einem Kundensystem liegen, bleibt dein Wissen über einen Menschen bei dir, wenn ein Projekt endet.
Was es nicht kann
Rucksack ist ein persönliches Werkzeug. Es gibt kein Teilen mit deinem Team, keine Anbindung an das CRM oder Dokumentensystem deiner Firma, keinen Import und keine Erinnerungen. Es zeichnet keine Meetings auf; du sprichst danach mit ihm. Es ist eine geschlossene Beta, deren einziger Nutzer bisher ihr Gründer ist; als Nächstes kommen die ersten eingeladenen Tester. Die Oberfläche ist auf Englisch, sprechen kannst du Deutsch oder Englisch.
Vertraulichkeit
Berater sind meist an Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden. Bevor du Details eines Mandats in irgendeinem Werkzeug festhältst – Rucksack eingeschlossen –, prüfe, was deine Vereinbarungen und die Richtlinien deiner Firma erlauben.