Kontaktmanagement
Zwei Arten von Informationen über einen Menschen
Die meisten Werkzeuge fürs Kontaktmanagement sind für die erste Art gebaut: Kontaktdaten. Name, Firma, E-Mail, Telefonnummer, Adresse. Sie sind strukturiert, ändern sich selten und lassen sich leicht speichern – jedes Telefon hat dafür ein Adressbuch.
Die zweite Art ist Kontext: das, was du über jemanden aus Gesprächen weißt. Wo er vorher gearbeitet hat, woran sie gerade arbeitet, wer euch vorgestellt hat, wie der Partner heißt, was sie dir schicken wollte. Kontext macht ein Gespräch persönlich – und genau dafür hat ein Adressbuch keinen Platz.
Gutes Kontaktmanagement umfasst beides. In der Praxis halten die meisten Systeme die Daten fest und verlieren den Kontext.
Kontaktmanagement im Unternehmen und für dich selbst
Im Unternehmen findet Kontaktmanagement meist in einem CRM statt, etwa einem Vertriebssystem, und die Kontakte gehören der Firma. Es ist um Deals, Kunden und Pipelines herum organisiert.
Persönliches Kontaktmanagement betrifft die Beziehungen, die dir selbst gehören: Kunden als Freelancer, Menschen aus deiner Branche, frühere Kollegen, Investoren, Bekannte von Bekannten. Werkzeuge dafür heißen oft persönliches CRM. Die Kontakte gehen mit, wenn du den Job wechselst.
Übliche Wege, Kontakte zu verwalten
- Das Adressbuch im Telefon. Immer dabei, gut für Kontaktdaten, kaum Platz für Kontext.
- Eine Tabelle. Flexibel und kostenlos, aber jede Änderung ist Handarbeit, und sie übersteht selten einen vollen Monat.
- Eine Notiz-App oder eine Notion-Datenbank. Platz für Kontext, aber du musst alles selbst aufschreiben und ordnen.
- Ein Unternehmens-CRM. Leistungsstark, aber für Vertriebsteams gebaut, und die Daten gehören deinem Arbeitgeber.
- Ein persönliches CRM. Für Einzelpersonen gebaut. Manche importieren deine Kontakte und erinnern dich, dich zu melden; andere konzentrieren sich darauf, festzuhalten, was du erfährst.
Eine einfache Methode, die mit jedem Werkzeug funktioniert
- Direkt nach dem Gespräch festhalten. Kontext verblasst innerhalb von Tagen. Eine Notiz aus derselben Stunde ist mehr wert als eine sorgfältige aus der nächsten Woche.
- Ein Ort pro Person. Egal welches Werkzeug: Alles über jemanden sollte über seinen Namen auffindbar sein.
- Die Quelle behalten. Notiere, wann und wo du etwas erfahren hast. „Hat im März erzählt, dass er vielleicht nach Berlin zieht" hilft; „zieht nach Berlin" stimmt womöglich schon nicht mehr.
- Vor dem Treffen lesen. Dreißig Sekunden mit deinen Notizen vor einem Anruf bewirken mehr als jede Erinnerung.
An Schritt eins scheitern die meisten Systeme, weil er genau im ungünstigsten Moment Aufwand kostet.
Wo Rucksack hineinpasst
Rucksack ist für die Kontext-Hälfte gebaut, und für Schritt eins. Nach einem Gespräch sprichst du eine halbe Minute oder tippst. Es ordnet die Fakten jeder erwähnten Person zu, fragt nach, wenn ein Name zwei verschiedene Menschen meinen könnte, und verknüpft jeden Fakt mit der Aufnahme – damit ist auch Schritt drei erledigt.
Kontaktdaten verwaltet es nicht: kein Adressbuch, kein Import, keine Erinnerungen. Rucksack ist derzeit eine geschlossene Beta; die Oberfläche ist auf Englisch.